簡析日本電子帳簿等保存制度與電子資料真實性之確保
簡析日本電子帳簿等保存制度與電子資料真實性之確保
資訊工業策進會科技法律研究所
2024年03月29日
日本一般社團法人數位信任協議會於2024年3月15日以數位資料真實性確保的重要性及證明其真實性的時戳技術為題，舉行JDTF電子帳簿保存法解說研討會。研討會中由國稅廳課稅總括課解說電子帳簿保存法上與資料真實性相關的利用者需留意的要點，以及時戳技術的利用意義，並舉出具體的利用者事例作為介紹。
壹、事件摘要
日本電子帳簿等保存制度係指，稅法上等有保存必要的「帳簿」或是「收據、請求書等與國稅相關的文件」，非以紙本方式，而是以電子資料的形式保存的制度，此制度被區分為電子帳簿等保存、掃描保存及電子商業交易資料保存等3種制度[1]。
貳、重點說明
日本電子帳簿保存法於2022年的修法中，廢除電子帳簿等保存制度以及掃描保存制度的承認制度等[2]，其中尤其值得關注的是電子商業交易的電子保存義務化。意即，自2022年起個人事業者或法人需要以符合特定要件的方式保存該電子商業交易資料。惟由於日本過往對於所接收的電子商業交易資料均以書面原本的形式進行保存，因此2022年的電子帳簿保存法修正案，雖將所接收的電子商業交易資料以電子資料的形式進行保存作為原則，但是由於許多公司尚無法應對電子資料的保存要求，故日本將2022年1月1日至2023年12月31日的2年間，作為電子商業交易資料保存的宥恕期間，在宥恕期間內無法滿足電子商業交易資料且有正當理由的公司，仍然可以將電子商業交易資料以書面的形式保存，並在稅務調查時將所保存的資料以書面形式提交給稅務機關[3]。日本電子帳簿保存法中所指之宥恕期間，係指自2022年起至2023年12月31日間，無法將電子商業交易資料以電子資料形式進行保存的企業，在符合特定之條件下，使其得繼續維持書面資料保存的期間。須留意宥恕期間僅有2年，公司或法人須於宥恕期間的2年內建立可以符合電子資料保存要件的環境整備。以下就2024年實施的日本電子帳簿3種制度進行說明。
一、電子帳簿等保存制度
對於自身最初透過電腦等製作的帳簿如會計軟體製作的入出帳等，或是與國稅相關的資料如透過電腦製作的請求書、決算書等，在符合具備系統相關資料如系統概要書或操作說明書、在保存場所具備電腦、程式、螢幕、印表機及其操作指南，並將記錄事項以畫面或書面的形式呈現，使其可以快速輸出，以及可以應對稅務職員基於質問檢查權的電子資料下載要求等的要件下，可以不以書面列印紙本的方式，而係以數位資料的形式保存的制度[4][5]。
二、掃描保存制度
決算相關資料以外的國稅相關資料，在符合輸入期間的限制、時戳的付與、版本管理、具備可讀取的裝置、可以快速輸出、具備系統概要書等，以及確保檢索機能等的要件下，能以手機或掃描機器掃描的電子資料形式取代該資料書面原本進行保存[6][7]。
三、電子商業交易資料保存制度
被課與所得稅申告或法人稅等帳簿、資料保存義務者，在處理訂單、契約書、收據、報價單、請求書等或與其相當的電子資料時，在確保真實性及可視性的要件下，需要保存該電子商業交易資料[8]。
電子商業交易資料保存制度中的確保真實性要件包含接收已付與時戳的資料、對所保存的資料付與時戳、不論是資料的接收還是保存，皆已可留存訂正刪除履歷或無法進行訂正刪除的系統進行，以及制定關於防止不正當訂正刪除的事務處理規則並依循。可視性要件則包含具備監控、操作說明書等資料以及具備充足的資料檢索要件[9]。
日本電子帳簿等保存制度雖區分為3種不同的制度，惟其中對個人事業者及法人具有強制效力的僅有電子商業交易資料保存制度，電子帳簿等保存制度及掃瞄保存制度則係設置誘因機制促使業者遵循，如電子帳簿等保存制度中創設其所保存的帳簿如符合訂正刪除履歷留存等「優良電子帳簿」的要件，則可減輕過少申告加算稅的稅金[10]；掃描保存制度則讓企業可以透過手機或掃描機器將資料原本掃描成電子資料並以之取代書面紙本進行保存，減少企業保存書面資料的空間成本，同時亦可減低資料檢索時所需花費的時間與人力成本。
參、事件評析
日本電子帳簿保存法中對個人事業者與法人在保存電子商業交易資料時，課以確保電子資料真實性以及可視性的義務，並透過時戳技術的利用，確保個人事業者與法人可以達成電子資料真實性以及可視性的要求。
對於電子資料真實性的管理，我國資訊工業策進會科技法律研究所創意智財中心於2021年發布重要數位資料治理暨管理制度規範（下稱EDGS），協助企業管理內部重要數位資料。EDGS中亦肯認應保存電子資料的訂正刪除歷程，並以時戳技術及存證技術確保資料未經變更、刪除及竄改之真實性。我國企業如欲對自身的數位資料進行管理及存證等，可參考資訊工業策進會科技法律研究所創意智財中心所發布之EDGS建立資料管理流程，以降低數位資料管理相關風險。
本文同步刊登於TIPS網站（https://www.tips.org.tw）
[1]国税庁，〈電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜〉，頁1（2023年），https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf（最後閱覽日：2024/03/26）。
[2]〈税務手続の電子化に関する資料〉，財務省，https://www.mof.go.jp/tax_policy/summary/tins/i04.htm（最後閱覽日：2024/03/26）。
[3]国税庁，〈電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】〉，頁35（2022），https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf（最後閱覽日：2024/03/26）。
[4]同註1。
[5]国税庁，〈はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存（電子帳簿等保存）〉，頁1-2（2023），https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_02.pdf（最後閱覽日：2024/03/26）。
[6]同註1。
[7]国税庁，〈はじめませんか、書類のスキャナ保存〉，頁1-2（2023），https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_03.pdf（最後閱覽日：2024/03/26）。
[8]同註1。
[9]同註3，頁8。
[10]同註5，頁2。
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日本經濟產業省與國土交通省共同組成的「空中移動革命之官民協議會」（空の移動革命に向けた官民協議会），於2018年12月20日第4次會議中公布《空中移動革命藍圖》（空の移動革命に向けたロードマップ，以下簡稱「本藍圖」），期待飛天車（electric vertical take-off and landing, eVTOL）的實現可在都市交通阻塞時或欲前往離島、山間地區等情形下，提供新移動方式，也可運用於災害時的急救搬運及迅速運送物資等。 本藍圖之「飛天車」係電動垂直起降型的自動駕駛航空機，外型近似直升機，並規劃三條發展路線：實際應用目標、制度及標準之整備、機體及技術之研發。從實際應用目標出發，本藍圖規劃自2019年開始進行飛行測試和實證實驗，以2023年投入運用為目標。首先從運送「物品」開始進展到「部分地區的乘客」，2030年代將再進一步擴大實用到「都市中的乘客」。也可應用於災害應變、急救、娛樂等方面。 為了實現上述目標，即需整備機體安全性、技能證明等及未來投入商業應用時所需之各項標準及制度。當然機體及技術之研發也相當重要，透過試作機研發確保並證明機體安全性及可靠性、自動飛行之機上及地面管理系統、確保達到商業化程度的飛航距離及靜肅性之技術。並設定於投入應用後的2025年開始，重新檢討制度及提升技術。
新加坡個人資料保護委員會發布資料保護專員之職能與培訓準則新加坡個人資料保護委員會（Personal Data Protection Commission, PDPC）於2019年7月17日發布資料保護專員之職能與培訓準則。基於新加坡個人資料保護法（Personal Data Protection Act 2012, PDPA）明文規範非公務機關必須設立至少一名資料保護長（Data Protection Officer, DPO），負責個資保護政策之制定落實、風險評鑑及個資事故處理等工作。為了使資料保護專業人員增強能力並於企業組織有效履行其職責，新加坡個人資料保護委員會就此特別發布此準則，將資料保護專員分為三種工作職能，九項專業能力，進而規劃相關培訓課程。 此準則使企業組織能就工作職能聘僱合適之資料保護專員，亦使相關專業人員能掌握清晰之職業生涯，確定自我能力與培訓課程之落差，進而調整有效實施組織之個人資料保護管理政策與流程。其分為資料保護專員、資料保護長、區域資料保護長，依據工作職能與職責區分如下： 一、 資料保護專員 需監視與評估組織之個人資料保護管理政策與程序，並確保其遵循新加坡個人資料保護法。 識別個人資料之風險，並提出風險管控之措施。 提供組織個人資料保護政策之實施與實踐證據。 定期檢視審核，分析現況並矯正改善。 識別並規劃利害關係人之需求與利益。 二、 資料保護長 制定並審查個人資料管理計劃。 根據組織職能，視需求與流程，執行個人資料保護與風險評鑑，並解決相關業務風險。 制定培訓計劃，舉辦個人資料保護政策與流程之教育訓練。 確保組織內部個人資料保護之意識。 根據業務營運與個資法遵要求之落差評估，並建立合規性流程。 透過客戶對隱私與個人資料保護之要求，做為日後促進資料創新之實施。 三、 區域資料保護長 監督資料傳輸活動，並提供個人資料保護法之領導指南。 建立區域創新之資料保護策略。 減少區域內之個資事故。 於資料創新之運用提供戰略性，為組織創造業務價值。 評估新興趨勢與科技，如隱私增強技術、雲端運算、區塊鏈、網絡安全之風險與可行性。 針對上述工作職能與職責，結合所需之專業能力，包括個人資料管理、風險評鑑管理、個資事故緊急應變、利害關係人管理、個人資料稽核認證、個人資料治理、個人資料保護之倫理、資料共享與創新思維，規劃基礎個人資料保護相關課程與進階資料創新課程，使其個人資料保護制度更專業具有規模。目前我國對於資料保護專員並無相關立法規範，若未來修法新加坡個人資料保護委員會之做法亦值參酌。
資通安全管理法之簡介與因應資通安全管理法之簡介與因應 資訊工業策進會科技法律研究所 2019年6月25日 壹、事件摘要 隨著網路科技的進步，伴隨著資安風險的提升，世界各國對於資安防護的意識逐漸升高，紛紛訂定相關之資安防護或因應措施。為提升國內整體之資通安全防護能量，我國於107年5月經立法院三讀通過「資通安全管理法」（以下簡稱資安法），並於同年6月6日經總統公布，期望藉由資通安全管理法制化，有效管理資通安全風險，以建構安全完善的數位環境。觀諸資通安全管理法共計23條條文外，另授權主管機關訂定「資通安全管理法施行細則」、「資通安全責任等級分級辦法」、「資通安全事件通報及應變辦法、「特定非公務機關資通安全維護計畫實施情形稽核辦法」、「資通安全情資分享辦法」及「公務機關所屬人員資通安全事項獎懲辦法」等六部子法，建置了我國資通安全管理之法制框架。然而，資安法及相關子法於108年1月1日實施後，各機關於適用上不免產生諸多疑義，故本文擬就我國資通安全管理法之規範重點為扼要說明，作為各機關遵法之參考建議。 貳、重點說明 一、規範對象 資安法所規範之對象，主要可分為公務機關及特定非公務機關。公務機關依資安法第3條第5款之定義，指依法行使公權力之中央、地方機關（構）或公法人，但不包含軍事機關及情報機關。故公務機關包含各級中央政府、直轄市、縣（市）政府機關、依公法設立之法人（如農田水利會[1]、行政法人[2]）、公立學校、公立醫院等，均屬公務機關之範疇。惟考量軍事及情報機關之任務性質特殊，故資安法排除軍事及情報機關之適用[3]。 特定非公務機關依資安法第3條第6款之規定，指關鍵基礎設施提供者、公營事業及政府捐助之財團法人。關鍵基礎設施提供者另依該法第16條第1項規定，須經中央目的事業主管機關於徵詢相關公務機關、民間團體、專家學者之意見後指定，報請行政院核定，並以書面通知受核定者。須注意者為該指定行為具行政處分之性質，如受指定之特定非公務機關對此不服，則可循行政救濟程序救濟之。目前各關鍵基礎設施領域，預計將於108年下半年陸續完成關鍵基礎設施提供者之指定程序[4]。 此外，政府捐助之財團法人，依該法第3條第9項之規定，指其營運及資金運用計畫應依預算法第41條第3項規定送立法院，及其年度預算書應依同條第4項規定送立法院審議之財團法人。故如為地方政府捐助之財團法人，則非屬資安法所稱特定非公務機關之範圍。公營事業之認定，則可參考公營事業移轉民營條例第3條之規定，指（一）各級政府獨資或合營者；（二）政府與人民合資經營，且政府資本超過百分之五十者；（三）政府與前二款公營事業或前二款公營事業投資於其他事業，其投資之資本合計超過該投資事業資本百分之五十者。目前公營事業如臺灣電力股份有限公司、中華郵政股份有限公司、臺灣自來水股份有限公司等均屬之。 二、責任內容 資安法之責任架構，可區分為「事前規劃」、「事中維運」及「事後改善」等三個階段，分述如下： （一）事前規劃 就事前規劃部分，資安法要求各公務機關及特定非公務機關均應先規劃及訂定「資通安全維護計畫」及「資通安全事件通報應變機制」，使各機關得據此落實相關之資安防護措施，各機關並應依據資通安全責任等級分級辦法之規定，依其重要性進行責任等級之分級，辦理分級辦法中所要求之應辦事項[5]，並將應辦事項納入安全維護計畫中。 此外，在機關所擁有之資通系統[6]部分，各機關如有自行或委外開發資通系統，尚應依據分級辦法就資通系統進行分級（分為高、中、普三級），並就系統之等級採取相應之防護基準措施，以高級為例，從7大構面中，共須採取75項控制措施。 （二）事中維運 事中維運部分，資安法要求各機關應定期提出資通安全維護計畫之實施情形，上級或中央目的事業主管機關並應定期進行各機關之實地稽核及資通安全演練作業。各機關如有發生資通安全事件，應於機關知悉資通安全事件發生時，於規定時間內[7]，依機關訂定之通報應變機制採取資通安全事件之通報及損害控制或復原措施，以避免資通安全事件之擴大。 （三）事後改善 在事後改善部分，如各機關發生資通安全事件或於稽核時發現缺失，則均應進行相關缺失之改善，提出改善報告，並應針對缺失進行追蹤評估，以確認缺失改善之情形。 三、情資分享 為使資通安全情資流通，並考量網路威脅可能來自於全球各地，資安法第8條規定主管機關應建立情資分享機制，進行情資之國際合作。情資分享義務原則於公務機關間，就特定非公務機關部分，為鼓勵公私間之協力合作，故規定特定非公務機關得與中央目的事業主管機關進行情資分享。 我國已於107年1月將政府資安資訊分享與分析中心（G-ISAC）調整提升至國家層級並更名為「國家資安資訊分享與分析中心」（National Information Sharing and Analysis Center, N-ISAC）。透過情資格式標準化與系統自動化之分享機制，提升情資分享之即時性、正確性及完整性，建立縱向與橫向跨領域之資安威脅與訊息交流，以達到情資迅速整合、即時分享及有效應用之目的[8]。 四、罰則 為使資安法之相關規範得以落實，資安法就公務機關部分，訂有公務機關所屬人員資通安全事項獎懲辦法以資適用。公務機關應依據獎懲辦法之內容，配合機關內部之人事考評規定訂定獎懲基準，而獎懲辦法適用之人員，除公務人員外，尚包含機關內部之約聘僱人員。就特定非公務機關部分，資安法則另訂有相關之罰則，針對未依資安法及相關規定辦理應辦事項之特定非公務機關，中央目的事業主管機關得令限期改正，並按情節處10萬至100萬元之罰鍰。惟就資通安全事件通報部分，因考量其影響範圍層面較廣，故規定特定非公務機關如未依規定進行通報，則可處以30萬元至500萬元之罰鍰。 參、事件評析 公務機關及特定非公務機關為落實資安法之相關規範，勢必投入相關之資源及人力，以符合資安法之要求。考量公務機關或特定非公務機關之資源有限，故建議可從目前組織內部所採用之個人資料保護或資訊安全管理措施進行盤點與接軌，以避免資源或相關措施重複建置，以下則列舉幾點建議： 一、風險評估與安全措施 資安法施行細則第6條要求安全維護計畫訂定風險評估、安全防護及控制措施機制，與個人資料保護法施行細則第12條要求建立個人資料風險評估及管理機制之規定相似，故各機關於適用上可協調內部之資安與隱私保護機制，共同擬訂單位內部之風險評估方式與管理措施規範。 二、通報應變措施 資安法第18條要求機關應訂定資通安全事件通報應變機制，而個人資料保護法第12條亦規定有向當事人通知之義務，兩者規定雖不盡相同，惟各機關於訂定通報應變機制上，可將兩者通報應變程序進行整合，以簡化通報流程。 三、委外管理監督 資安法第9條要求機關負有對於委外廠商之監管義務，個人資料保護法施行細則第8條亦訂有委託機關應對受託者為適當監督之規範。兩者規範監督之內容雖不同，惟均著重對於資料安全及隱私之保護，故各機關可從資料保護層面著手，訂定資安與個人資料保護共同之檢核項目，來進行委外廠商資格之檢視，並將資安法及個人資料保護法之相關要求分別納入委外合約中。 四、資料盤點及文件保存 資安法施行細則第6條要求於建置安全維護計畫時，須先進行內部之資產盤點及分級，而個人資料保護法施行細則第12條中，則要求機關須訂有使用記錄、軌跡資料及證據保存之安全措施。故各機關於資產盤點時，可建立內部共同之資料盤點清單及資料管理措施，並增加資料使用軌跡紀錄，建置符合資安與個人資料之資產盤點及文件軌跡保存機制。 [1] 參水利法第12條。 [2] 參中央行政機關組織基準法第37條。 [3] 軍事及情報機關依資通安全管理法施行細則第2條規定，軍事機關指國防部及其所屬機關（構）、部隊、學校；情報機關指國家情報工作法第3條第1項第1款（包含國家安全局、國防部軍事情報局、國防部電訊發展室、國防部軍事安全總隊）及第2項規定之機關。另須注意依國家情報工作法第3條第2項規定，行政院海岸巡防署、國防部政治作戰局、國防部憲兵指揮部、內政部警政署、內政部移民署及法務部調查局等機關（構），於其主管之有關國家情報事項範圍內，視同情報機關。 [4] 羅正漢，〈臺灣資通安全管理法上路一個月，行政院資安處公布實施現況〉，iThome, 2019/02/15，https://www.ithome.com.tw/news/128789 （最後瀏覽日：2019/5/13）。 [5] 公務機關及特定非公務機關之責任等級目前分為A、B、C、D、E等五級，各機關應依據其責任等級應從管理面、技術面及認知與訓練面向，辦理相應之事項。 [6] 資通系統之定義，依資通安全管理法第3條第1款之規定，指用以蒐集、控制、傳輸、儲存、流通、刪除資訊或對資訊為其他處理、使用或分享之系統。 [7] 公務機關及特定非公務機關於知悉資通安全事件後，應於1小時內依規定進行資通安全事件之通報；如為第一、二級資通安全事件，並應於知悉事件後72小時內完成損害控制或復原作業，第三、四級資通安全事件，則應於知悉事件後36小時內完成損害控制或復原作業。 [8] 〈國家資安資訊分享與分析中心(N-ISAC)〉，行政院國家資通安全會報技術服務中心，https://www.nccst.nat.gov.tw/NISAC（最後瀏覽日：2019/5/14）。
美國司法部向Google提出反托拉斯訴訟，控Google之反競爭策略損害消費者權益且扼殺創新美國司法部（United States Department of Justice）與11個州檢察總長2020年10月20日於哥倫比亞特區地方法院聯合向Google提起反托拉斯民事訴訟，依據《休曼法》（Sherman Act）第2條，以「非法利用優勢地位進行排他行為，強化自身市場力量」為由起訴 Google。美國司法部認為，Google利用自身在電子數位設備提供搜尋服務和搜尋廣告市場（search advertising markets）的壟斷地位，損害競爭對手和消費者利益，並利用特殊協議和商業慣例，佔據美國九成以上的搜尋市場，在網頁瀏覽器和手機搜索領域建立難以被超越的商業優勢。Google的反競爭策略（anticompetitive tactics）讓它能維持甚或擴大壟斷地位，削弱競爭並扼殺創新。 美國司法部與阿肯色州、佛羅里達州、喬治亞州等11個州聯合提出訴訟，指稱Google達成一系列的排他性協議（exclusionary agreements），要求將Google設置為數十億用戶之手持行動裝置或電腦的預設搜尋引擎，並且在許多情況下禁止預先安裝（preinstallation）競爭對手軟體。起訴書指稱Google透過以下方式違法維護搜尋和搜尋廣告的壟斷地位：（1）簽訂排他性協議，禁止預先安裝任何競爭對手的搜尋服務；（2）無視消費者意願，包裹式（tying）安排強迫Google搜尋軟體APP需預先安裝在行動設備的主要位置，且不可刪除；（3）與Apple達成長期協議，將Google作為Safari瀏覽器或其他搜尋工具的預設搜尋引擎（但實際上是獨家搜尋引擎）；（4）利用自身獨占優勢和利潤，給予設備商、網頁瀏覽器業者和其他搜尋工具業者更多的優惠待遇，創造無間斷的強化獨占循環。 司法部認為，Google的反競爭措施阻止其它競爭對手達到經營規模，進而消除美國大多數搜尋查詢的競爭。也因為限制競爭，Google得以降低搜尋品質（例如引起隱私、資料保護、和消費者利用爭議等），從而損害消費者並阻礙創新；此外Google可以向廣告客戶收取高於市場價格之費用，並降低客戶服務品質。 而面對美國司法部控訴，Google表示這些指控具有「嚴重瑕疵」（deeply flawed），消費者選擇Google並非被強迫，而是因為Google是最優秀的搜尋工具。蘋果的Safari瀏覽器預設使用Google搜尋，是因為蘋果公司認可Google搜尋的品質，且競爭對手（Bing和Yahoo!）亦以付費方式出現在Safari介面可供消費者選擇。而微軟在Windows設備上預載之Edge瀏覽器，是以Bing為預設搜尋工具。此外，Google和Android營運商和設備商簽訂促銷協議以推廣Google，該協議可以直接降低手機價格；但即使簽署協議，Android仍會預載其他競爭者的APP和APP Store。是故，Google認為司法部若勝訴，將讓消費者只能用品質較差的搜尋工具以及支付更高的手機價格。