簡析日本電子帳簿等保存制度與電子資料真實性之確保

簡析日本電子帳簿等保存制度與電子資料真實性之確保

資訊工業策進會科技法律研究所
2024年03月29日

日本一般社團法人數位信任協議會於2024年3月15日以數位資料真實性確保的重要性及證明其真實性的時戳技術為題,舉行JDTF電子帳簿保存法解說研討會。研討會中由國稅廳課稅總括課解說電子帳簿保存法上與資料真實性相關的利用者需留意的要點,以及時戳技術的利用意義,並舉出具體的利用者事例作為介紹。

壹、事件摘要

日本電子帳簿等保存制度係指,稅法上等有保存必要的「帳簿」或是「收據、請求書等與國稅相關的文件」,非以紙本方式,而是以電子資料的形式保存的制度,此制度被區分為電子帳簿等保存、掃描保存及電子商業交易資料保存等3種制度[1]

貳、重點說明

日本電子帳簿保存法於2022年的修法中,廢除電子帳簿等保存制度以及掃描保存制度的承認制度等[2],其中尤其值得關注的是電子商業交易的電子保存義務化。意即,自2022年起個人事業者或法人需要以符合特定要件的方式保存該電子商業交易資料。惟由於日本過往對於所接收的電子商業交易資料均以書面原本的形式進行保存,因此2022年的電子帳簿保存法修正案,雖將所接收的電子商業交易資料以電子資料的形式進行保存作為原則,但是由於許多公司尚無法應對電子資料的保存要求,故日本將2022年1月1日至2023年12月31日的2年間,作為電子商業交易資料保存的宥恕期間,在宥恕期間內無法滿足電子商業交易資料且有正當理由的公司,仍然可以將電子商業交易資料以書面的形式保存,並在稅務調查時將所保存的資料以書面形式提交給稅務機關[3]。日本電子帳簿保存法中所指之宥恕期間,係指自2022年起至2023年12月31日間,無法將電子商業交易資料以電子資料形式進行保存的企業,在符合特定之條件下,使其得繼續維持書面資料保存的期間。須留意宥恕期間僅有2年,公司或法人須於宥恕期間的2年內建立可以符合電子資料保存要件的環境整備。以下就2024年實施的日本電子帳簿3種制度進行說明。

一、電子帳簿等保存制度

對於自身最初透過電腦等製作的帳簿如會計軟體製作的入出帳等,或是與國稅相關的資料如透過電腦製作的請求書、決算書等,在符合具備系統相關資料如系統概要書或操作說明書、在保存場所具備電腦、程式、螢幕、印表機及其操作指南,並將記錄事項以畫面或書面的形式呈現,使其可以快速輸出,以及可以應對稅務職員基於質問檢查權的電子資料下載要求等的要件下,可以不以書面列印紙本的方式,而係以數位資料的形式保存的制度[4][5]

二、掃描保存制度

決算相關資料以外的國稅相關資料,在符合輸入期間的限制、時戳的付與、版本管理、具備可讀取的裝置、可以快速輸出、具備系統概要書等,以及確保檢索機能等的要件下,能以手機或掃描機器掃描的電子資料形式取代該資料書面原本進行保存[6][7]

三、電子商業交易資料保存制度

被課與所得稅申告或法人稅等帳簿、資料保存義務者,在處理訂單、契約書、收據、報價單、請求書等或與其相當的電子資料時,在確保真實性及可視性的要件下,需要保存該電子商業交易資料[8]

電子商業交易資料保存制度中的確保真實性要件包含接收已付與時戳的資料、對所保存的資料付與時戳、不論是資料的接收還是保存,皆已可留存訂正刪除履歷或無法進行訂正刪除的系統進行,以及制定關於防止不正當訂正刪除的事務處理規則並依循。可視性要件則包含具備監控、操作說明書等資料以及具備充足的資料檢索要件[9]

日本電子帳簿等保存制度雖區分為3種不同的制度,惟其中對個人事業者及法人具有強制效力的僅有電子商業交易資料保存制度,電子帳簿等保存制度及掃瞄保存制度則係設置誘因機制促使業者遵循,如電子帳簿等保存制度中創設其所保存的帳簿如符合訂正刪除履歷留存等「優良電子帳簿」的要件,則可減輕過少申告加算稅的稅金[10];掃描保存制度則讓企業可以透過手機或掃描機器將資料原本掃描成電子資料並以之取代書面紙本進行保存,減少企業保存書面資料的空間成本,同時亦可減低資料檢索時所需花費的時間與人力成本。

參、事件評析

日本電子帳簿保存法中對個人事業者與法人在保存電子商業交易資料時,課以確保電子資料真實性以及可視性的義務,並透過時戳技術的利用,確保個人事業者與法人可以達成電子資料真實性以及可視性的要求。

對於電子資料真實性的管理,我國資訊工業策進會科技法律研究所創意智財中心於2021年發布重要數位資料治理暨管理制度規範(下稱EDGS),協助企業管理內部重要數位資料。EDGS中亦肯認應保存電子資料的訂正刪除歷程,並以時戳技術及存證技術確保資料未經變更、刪除及竄改之真實性。我國企業如欲對自身的數位資料進行管理及存證等,可參考資訊工業策進會科技法律研究所創意智財中心所發布之EDGS建立資料管理流程,以降低數位資料管理相關風險。

本文同步刊登於TIPS網站(https://www.tips.org.tw

[1]国税庁,〈電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜〉,頁1(2023年),https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf(最後閱覽日:2024/03/26)。

[2]〈税務手続の電子化に関する資料〉,財務省,https://www.mof.go.jp/tax_policy/summary/tins/i04.htm(最後閱覽日:2024/03/26)。

[3]国税庁,〈電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】〉,頁35(2022),https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf(最後閱覽日:2024/03/26)。

[4]同註1。

[5]国税庁,〈はじめませんか、帳簿・書類のデータ保存(電子帳簿等保存)〉,頁1-2(2023),https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_02.pdf(最後閱覽日:2024/03/26)。

[6]同註1。

[7]国税庁,〈はじめませんか、書類のスキャナ保存〉,頁1-2(2023),https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_03.pdf(最後閱覽日:2024/03/26)。

[8]同註1。

[9]同註3,頁8。

[10]同註5,頁2。

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[3]Sascha Abrar (Löffel Abrar),Take a seat and wonder: IP protection at trade fairs in Germany,http://trademarkblog.kluweriplaw.com/2017/07/26/take-seat-wonder-ip-protection-trade-fairs-germany/?doing_wp_cron=1592292179.2917780876159667968750,(last visisted June.18,2020). [4]BOEHMERT&BOEHMERT,No infringement of copyright protected product at (international) trade fair in Germany,https://www.boehmert.de/en/activities/bb-bulletin/no-infringement-of-copyright-protected-product-at-international-trade-fair-in-germany/,(last visisted June.18,2020). [5]LG Düsseldorf vom 18.6.2015, 14 c O 184/14. [6]§17.Abs.1 UrhG(Urheberrechtsgesetz). [7]德國著作權法第17條第一項著作權人之散布權,意同於我國著作權法第3條第一項第12款散布權:「散布:指不問有償或無償,將著作之原件或重製物提供公眾交易或流通。」 [8]Sascha Abrar (Löffel Abrar),Take a seat and wonder: IP protection at trade fairs in Germany,http://trademarkblog.kluweriplaw.com/2017/07/26/take-seat-wonder-ip-protection-trade-fairs-germany/?doing_wp_cron=1592292179.2917780876159667968750,(last visisted June.18,2020). [9]LG Düsseldorf vom 18.6.2015, 14 c O 184/14. [10]§15.Abs.1 UrhG(Urheberrechtsgesetz) [11]如本案原告主張被告侵害其著作重製權,即可能被法院認定為訴之聲明有理由,因依據德國著作權法第16條第一項規範,無論是臨時或永久,無論採用什麼方式、程序重製作品,亦不論重製數量多寡,該重製權僅屬於著作權人所有,故被告之行為即可能該當於侵害原告重製權;但同法第17條第一項之散布權,尚須侵權者散布此作品之原件或是副本乃出自於向公眾散布、供交易之用。因此,本案原告聲明基礎顯有疑義。 [12]OLG Düsseldorf vom 19.4.2016,I-20 U 99/15. [13]BGH vom 23.2.2017,I ZR 92/16. [14]李怡姍,從2008年CeBIT會場之檢警搜索扣押事件,談德國專利侵權之刑事責任及實務運作,智慧財產權月刊第117期,5-6頁(2008)。 [15]如,2008年時「德國漢諾威電子展(CeBIT 2008)」案,當時負責搜索與查扣的警方身著便服,產品疑有侵權疑慮之展出廠商難以分辨究竟為司法人員或是權利人;再者,警方事實上難以依照法院提供搜索票而查扣產品,導致搜索票形同一般紙張,只得任由權利人主導查扣程序,廠商又因不懂德文而難以反駁;已有委任律師處理相關爭議之廠商,即使警方知悉廠商律師即將到達,警方仍拒絕等待律師到場而逕行為查扣行為,至於後續司法程序,該案檢察官多朝向簡易判決處刑之方向處理,也有部分被告同意放棄被查扣產品、或在繳納訴訟費用擔保金後受不起訴處分。李怡姍,從2008年CeBIT會場之檢警搜索扣押事件,談德國專利侵權之刑事責任及實務運作,智慧財產權月刊第117期,7-10頁(2008)。 [16]§14,Abs.3 Nr.5 MarkenG (Markengesetz). [17]BGH vom 22.4.2010,I ZR 17/05. [18]雖以往曾有實務專家建議,可於參展前完成檢索後,請德國律師提出權利證明文件並向德國法院(商展所在地法院)申請「保護聲明」預防可能發生的民事假扣押處分,但實際上該保護聲明完全無法阻止檢索的搜索及查扣行為。故本文認為,釜底抽薪方式仍建議先預先釐清參展目的並盡檢索義務,視情況是否改變參展策略或註冊德國智財權。實務專家建議轉引自:參加德國商展遇專利爭端之因應措施,自行車市場快訊,第126期,頁131(2009)。 [19]德國現代商標法(Markenrechtsmodernisierungsgesetz,MaMoG)於2019年1月14日生效,其為滿足歐盟商標法規範,新增更多商標請樣式供選擇,如:全像圖、聲音商標;亦可申請證明標章,開放商標可為授權登記,企業可因需求申請。Bettina Clefsen, Germany: Modernized Trademark Law,http://trademarkblog.kluweriplaw.com/2019/02/04/germany-modernized-trademark-law/?doing_wp_cron=1592451592.7486619949340820312500 (last visisted June.20,2020). [20]我國不同於德國,翻譯業務並無所謂的法院認證資格,為保險起見,建議企業可請我國獲德國法院認可的翻譯人員進行文件翻譯。

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