簡析日本電子帳簿等保存制度與電子資料真實性之確保

簡析日本電子帳簿等保存制度與電子資料真實性之確保

資訊工業策進會科技法律研究所
2024年03月29日

日本一般社團法人數位信任協議會於2024年3月15日以數位資料真實性確保的重要性及證明其真實性的時戳技術為題,舉行JDTF電子帳簿保存法解說研討會。研討會中由國稅廳課稅總括課解說電子帳簿保存法上與資料真實性相關的利用者需留意的要點,以及時戳技術的利用意義,並舉出具體的利用者事例作為介紹。

壹、事件摘要

日本電子帳簿等保存制度係指,稅法上等有保存必要的「帳簿」或是「收據、請求書等與國稅相關的文件」,非以紙本方式,而是以電子資料的形式保存的制度,此制度被區分為電子帳簿等保存、掃描保存及電子商業交易資料保存等3種制度[1]

貳、重點說明

日本電子帳簿保存法於2022年的修法中,廢除電子帳簿等保存制度以及掃描保存制度的承認制度等[2],其中尤其值得關注的是電子商業交易的電子保存義務化。意即,自2022年起個人事業者或法人需要以符合特定要件的方式保存該電子商業交易資料。惟由於日本過往對於所接收的電子商業交易資料均以書面原本的形式進行保存,因此2022年的電子帳簿保存法修正案,雖將所接收的電子商業交易資料以電子資料的形式進行保存作為原則,但是由於許多公司尚無法應對電子資料的保存要求,故日本將2022年1月1日至2023年12月31日的2年間,作為電子商業交易資料保存的宥恕期間,在宥恕期間內無法滿足電子商業交易資料且有正當理由的公司,仍然可以將電子商業交易資料以書面的形式保存,並在稅務調查時將所保存的資料以書面形式提交給稅務機關[3]。日本電子帳簿保存法中所指之宥恕期間,係指自2022年起至2023年12月31日間,無法將電子商業交易資料以電子資料形式進行保存的企業,在符合特定之條件下,使其得繼續維持書面資料保存的期間。須留意宥恕期間僅有2年,公司或法人須於宥恕期間的2年內建立可以符合電子資料保存要件的環境整備。以下就2024年實施的日本電子帳簿3種制度進行說明。

一、電子帳簿等保存制度

對於自身最初透過電腦等製作的帳簿如會計軟體製作的入出帳等,或是與國稅相關的資料如透過電腦製作的請求書、決算書等,在符合具備系統相關資料如系統概要書或操作說明書、在保存場所具備電腦、程式、螢幕、印表機及其操作指南,並將記錄事項以畫面或書面的形式呈現,使其可以快速輸出,以及可以應對稅務職員基於質問檢查權的電子資料下載要求等的要件下,可以不以書面列印紙本的方式,而係以數位資料的形式保存的制度[4][5]

二、掃描保存制度

決算相關資料以外的國稅相關資料,在符合輸入期間的限制、時戳的付與、版本管理、具備可讀取的裝置、可以快速輸出、具備系統概要書等,以及確保檢索機能等的要件下,能以手機或掃描機器掃描的電子資料形式取代該資料書面原本進行保存[6][7]

三、電子商業交易資料保存制度

被課與所得稅申告或法人稅等帳簿、資料保存義務者,在處理訂單、契約書、收據、報價單、請求書等或與其相當的電子資料時,在確保真實性及可視性的要件下,需要保存該電子商業交易資料[8]

電子商業交易資料保存制度中的確保真實性要件包含接收已付與時戳的資料、對所保存的資料付與時戳、不論是資料的接收還是保存,皆已可留存訂正刪除履歷或無法進行訂正刪除的系統進行,以及制定關於防止不正當訂正刪除的事務處理規則並依循。可視性要件則包含具備監控、操作說明書等資料以及具備充足的資料檢索要件[9]

日本電子帳簿等保存制度雖區分為3種不同的制度,惟其中對個人事業者及法人具有強制效力的僅有電子商業交易資料保存制度,電子帳簿等保存制度及掃瞄保存制度則係設置誘因機制促使業者遵循,如電子帳簿等保存制度中創設其所保存的帳簿如符合訂正刪除履歷留存等「優良電子帳簿」的要件,則可減輕過少申告加算稅的稅金[10];掃描保存制度則讓企業可以透過手機或掃描機器將資料原本掃描成電子資料並以之取代書面紙本進行保存,減少企業保存書面資料的空間成本,同時亦可減低資料檢索時所需花費的時間與人力成本。

參、事件評析

日本電子帳簿保存法中對個人事業者與法人在保存電子商業交易資料時,課以確保電子資料真實性以及可視性的義務,並透過時戳技術的利用,確保個人事業者與法人可以達成電子資料真實性以及可視性的要求。

對於電子資料真實性的管理,我國資訊工業策進會科技法律研究所創意智財中心於2021年發布重要數位資料治理暨管理制度規範(下稱EDGS),協助企業管理內部重要數位資料。EDGS中亦肯認應保存電子資料的訂正刪除歷程,並以時戳技術及存證技術確保資料未經變更、刪除及竄改之真實性。我國企業如欲對自身的數位資料進行管理及存證等,可參考資訊工業策進會科技法律研究所創意智財中心所發布之EDGS建立資料管理流程,以降低數位資料管理相關風險。

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[1]国税庁,〈電子帳簿保存法の内容が改正されました〜 令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜〉,頁1(2023年),https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0023003-082.pdf(最後閱覽日:2024/03/26)。

[2]〈税務手続の電子化に関する資料〉,財務省,https://www.mof.go.jp/tax_policy/summary/tins/i04.htm(最後閱覽日:2024/03/26)。

[3]国税庁,〈電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】〉,頁35(2022),https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf(最後閱覽日:2024/03/26)。

[4]同註1。

[5]国税庁,〈はじめませんか、帳簿・書類のデータ保存(電子帳簿等保存)〉,頁1-2(2023),https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_02.pdf(最後閱覽日:2024/03/26)。

[6]同註1。

[7]国税庁,〈はじめませんか、書類のスキャナ保存〉,頁1-2(2023),https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_03.pdf(最後閱覽日:2024/03/26)。

[8]同註1。

[9]同註3,頁8。

[10]同註5,頁2。

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我國迄今無人載具沙盒之實例,或得透過使用專用道路與否,歸納、分類自駕巴士未來應用模式,約略為專用道型(類捷運型)、公車型、混用型等三類。   專用道型自駕巴士係指藉特殊的路權設計、實體隔離設施、實際管制措施或其他可分離他種車輛的方式,使其行駛環境達到獨立(或接近獨立)的成效,且因其行駛路線固定並存有隔離其他道路載具之方式/措施,故行駛環境上較為單純而類似現行大眾捷運系統(不論為完全獨立[4] 或非完全獨立[5] ),而與其他巴士應用有別。   公車型自駕巴士顧名思義,或可理解為裝設自駕系統而與其他載具共同行駛於道路之巴士,即便因應自駕技術特性而設計優先相關配套措施(如道路車輛宜禮讓自駕巴士先行等),其仍與現行人駕傳統巴士行駛環境同屬複雜情境,似較無差異。   混用型自駕巴士則指同時具備專用道型與公車型之特徵者,換言之,其行駛環境部分為僅行駛於自駕巴士專用道,另一部分則與其他道路載具共同行駛於道路上。   綜上,此等自駕巴士分類,係藉由陸上運輸載具行駛環境複雜度而劃分,申言之,行駛環境最為單純之大眾捷運系統車輛為光譜的一端,另一端則是公路法及道路交通相關規範之汽車,而各類自駕巴士則分散於光譜上(如下圖)。 資料來源:本計畫自行整理繪製 圖:各式自駕巴士可能對應之法規體系定位光譜 (二)因應自駕巴士類型而可能調適之相關法制   承上,自駕巴士因為不同的應用情境,而在行駛環境的光譜上有相對應的位置,而傳統巴士係依循公路法、運管規則、道交條例、道交規則及其他道路交通相關規範進行整體性的法制監管,或將因自駕技術引入而有不同。   公車型與混用型自駕巴士,有高度與一般道路載具共用道路的情境,行駛環境如傳統巴士般複雜,故對其等之監管、管理方向依循現有巴士(大客車)運輸體制似無不妥;不過,專用道型自駕巴士則有所不同,其行駛環境上可藉由相關措施,達到現行大捷法所示大眾捷運系統之單純行駛環境,甚有期許此類自駕巴士應用可跳脫傳統巴士制度框架,而往大捷法較為彈性之方向適用[6]   另外,除了以我國現行規範檢視專用道型自駕巴士未來可能適用之法制外,觀察國際上接近台灣整體環境,且在自駕車整體發展(法制、技術發展、基礎建設、公眾接受度綜合評比)較為突出的新加坡[7] ,其看待自駕車(包含自駕巴士)之適用法制途徑,係從陸路交通法(Road Traffic Act)第6C條、第6D條授權交通部長(Minister for Transport)訂定2017年陸路交通(自動駕駛機動車輛)規則(Road Traffic Act (Autonomous Motor Vehicle) Rules 2017),使陸路交通管理局(Land Traffic Authority)得就自駕車應用之相關使用、測試進行准駁及其他行政監管,即便為專用道型自駕巴士試驗,迄今似乎尚無依循該國類同我國大捷法之快速運輸系統法(Rapid Transit Systems Act)之趨勢。   綜上討論,或可推知不論何種類型之自駕巴士,依我國現行規範體系下,均宜從我國公路法及道路交通相關規範開展與適用,不過即便如此,仍不可忽視各類自駕巴士應用均有其特殊性,如同行駛環境複雜度的光譜上即有不同的結果,則在相關制度建置上宜分別檢視不同類型之需求而思考規範的未來方向,舉例來說,專用道型自駕巴士應用情境不一定均符合大捷法第3條第1項所示大眾捷運系統之要求─「導引之路線」、「使用專用動力車輛」、「密集班次」、「大量快速運輸」等,但未來仍可因行駛環境單純之特性,透過其他方式調適、參照(如設立專章規範、就特殊事項準用等)較為彈性之大捷法規範模式。 二、調適各類自駕巴士所涉法制可能之思考方向   接續前述有關自駕巴士於我國法制適用上的討論,下個將面臨的問題即是將調適哪些法制環節,方可使自駕巴士相關應用可於我國順利營運、提供服務,就此,或可先循以下三大面向進行思考。 (一)環境建置─路權與路側設施 1.路權   「路權」一詞是俗稱用來簡易表達車輛行經處之優先性。在理解上,參照大捷法第3條第2項、交通部之部頒規範─輕軌系統建設及車輛技術標準規範1.3名詞解釋(雖然該等規範係因應大眾捷運系統而為之解釋與分類),路權大致可分為專有、隔離與共用等三種路權形式。   考量自駕巴士之各式應用情境,仍有部分優先之路權規劃需求,以目前現行交通相關法制來說,似可參照市區道路條例第32條第1項及該條項授權訂定之市區道路及附屬工程設計標準第5條第4款、發展大眾運輸條例第5條及同條授權訂定之大眾運輸使用道路優先及專用辦法等規定,由地方政府視在地需求設置適切的巴士專用、優先等相關設施。不過特別宜予注意的是,對於專用道型自駕巴士而言,雖然此等規範似可使其在各地進行設置相應的設施,但實際上專用道型自駕巴士因其應用特性(達到行駛環境類同大眾捷運系統,並降低人力介入可能性),可能更需要全國統一性的設置標準與要求,以維乘客以及其他用路人之權益,故就此或可考量使此類自駕巴士得參考大捷法規範模式,另行建立並遵循其專屬之技術標準規範,並於其中明文有關專用道設置之相關事項。 2.路側設施─以攝錄影、感測器等設備為例   為使自駕技術應用於巴士旅客運輸可更為安全,作為輔助自駕系統作動之相關路側設施似有其必要性,其中又以攝錄影與感測器等設備為首要。   以攝錄影設備而言,在我國現行法制上,或許可以藉由公路法第79條第1項授權訂定之公路用地使用規則第15條予以規範,其中雖未明文攝錄影設備,但以架設之便利與普遍性而言,似可透過路燈桿柱建置比擬,並由中央或各地方政府[8]衡酌在地需求設置必要之自駕巴士應用所需之攝錄影設備,但仍須注意該等設備所蒐集、處理或利用之影像與民眾隱私權之平衡,除非有具體明確的應用目的與其他法律授權,否則不宜將該等影像用於自駕巴士以外之應用。   至於自駕巴士應用可能涉及之感測器設置,由於其與道路號誌變化息息相關,如以現行較為接近之法令,似可參照道交條例第4條及同條授權訂定之道路交通標誌標線號誌設置規則(下稱設置規則)、市區道路條例第32條第1項及同條項授權訂定之市區道路及附屬工程設計標準第26條等規定,將之解為道路號誌其他相關設施。不過,感測器應用不僅止於影響道路號誌者,未來更可能與整體(自駕巴士)車聯網介接而互動,故如要完善整體感測器設置,似有調適前揭規範或另行補足之空間。   然而,前述討論均係奠基各類自駕巴士依循公路法及道路交通相關規範之視野,但誠如前述,專用道型自駕巴士若可參照大捷法之規範模式,則可依循另行建立專屬之技術標準規範,並於其中明文整體專用道型自駕巴士可能涉及之路側設施要求與設置基準。 (二)車輛與自駕系統之於道路上運行之要求與規範   按公路法第63條之規定,汽車應符合交通部之安全檢驗標準,並經車輛型式安全檢測及審驗合格,取得該證明書方可登記、檢驗及領照,而各類自駕巴士依我國現行法制而言,尙屬大客車之範疇,自應循前述規範檢驗合格,方可登記、領照上路,否則可能有道交條例第12條之責任,更可能導致車輛因此遭沒入。據此,未來如欲使各類自駕巴士於我國正式上路運行,宜將自駕系統相關功能、特徵等新增至車輛安全檢測基準[9],以利自駕巴士上路提供運輸服務。   此外,除了前述關於車輛、自駕系統的認證外,自駕車(或自駕系統)是否得在道路上運行其自駕功能,以現行公路法及道路交通相關規範等法制係以人力駕駛車輛作為前提,似乎有所扞格,因此,如要解決此等困境,或宜通盤性檢視整體法制有何須因應自駕系統可能於道路上運作而調適之規範,如:駕駛人雙手離開方向盤可能構成到交條例第43條第1項第1款所稱之其他危險方式駕車,以利自駕車(包含自駕巴士)未來可順利上路。   不過,由於專用道型自駕巴士相較其他二類,行駛環境單純許多,似可想像突發狀況產生而帶來的風險較低,故相關車輛要求或可參照相對較有彈性之大捷法規範模式,依循另行建立專屬之技術標準規範,並於其中明文專用道型自駕巴士之車輛相關安全、功能、技術基準。 (三)駕駛(操作)人員之資格、行政監管   依現行道交條例第21條至第22條,以及同法第92條第1項授權訂定之道交規則等規定,取得相對應或適切之駕駛執照(下稱駕照)者方得駕駛該類別之車輛,否則可能須負擔相應之行政罰責任[10],且駕照之考取有相對應之年齡、經歷、體格、體能、筆試、路考或其他不得具備之條件等要求[11]。各類自駕巴士之駕駛(操作)人員操控此類大客車,原則上仍須適用我國現行法制,甚至在車輛得完全自主運作行駛前,此等人員似宜具備一定操縱車輛之能力與資格,以利乘客與整體交通等安全維護;不過,未來自駕技術如能發展至可在任何情況下均可安全操控車輛,則前揭相關人員的條件、要求或有調整、放寬的可能及必要性。除此之外,自駕技術之引入,可能相當程度上降低人力操控車輛的負擔,故自駕巴士之駕駛(操作)人員有關執行勤務的要求(此為勞動基準法以外之特別規定)[12]、高齡對勤務的影響[13]等,亦似有檢討而放寬的可能性。最後,公路法及道路交通相關規範之體制,對於車輛操作與駕駛,目前仍是以「人力駕駛」作為規範、監管主體,未來自駕車(包含自駕巴士)正式於我國上路提供服務時,宜通盤性檢視與思考相關行政監管要求,如何因應人力駕駛逐漸轉為自駕系統操控車輛。   然而,由於專用道型自駕巴士與其他二類型態相比,行駛環境單純而突發狀況較為稀少,對於人員的資格、培訓與監管等要求似彈性化的可能,據此,或可使此類自駕巴士參酌大捷法較具彈性之原則性規定(如:該法第30條、第42條、第53條)以及相關子法規範,由直轄市或縣(市)政府對行車人員[14]進行有效之訓練與管理,並對其技能、體格與精神狀況進行定期或臨時檢查並記錄,且可派員查核或對行車人員進行臨時檢查[15],如有不合標準者,則應暫停或調整職務,更須於辦理訓練前將計畫報請直轄市或縣(市)政府核備,事後再將成果報請備查[16]。 參、事件評析   隨著無人載具沙盒實驗的進展,自駕巴士於我國上路載客營運之應用情境與景象愈發清晰,自駕巴士運輸或係自駕車載人應用模式最有可能優先實現的樣態。為避免我國相關法制與技術、產業等進展速度無法契合,故自駕巴士上路所涉相關法制預備有其必要性。   如依循自駕巴士行駛環境之複雜度進行區分,並由單純至複雜排列,或可將其等劃分為專用道型、混用型、公車型等自駕巴士,各類情境均有其特殊性,不過仍可大致分成環境建置、車輛要求、人員(資格)監管等面向,思考如何因應自駕技術導入後的影響,循前述我國現行道交條例等既有規範架構及有關規定,預作法制調適。不過,專用道型自駕巴士較類同大眾捷運系統,行駛環境較為單純,除了自駕技術可能帶來的放寬或彈性規定外,更有可能參酌大捷法相關較為彈性、靈活的規範方式。 [1]〈無人載具科技創新沙盒─緣起〉,無人載具科技創新沙盒,https://www.uvtep.org.tw/plan(最後瀏覽日:2021/05/05)。 [2]無人載具科技創新實驗條例第3條第1款。 [3]〈無人載具科技創新沙盒─資訊揭露〉,無人載具科技創新沙盒,https://www.uvtep.org.tw/approved(最後瀏覽日:2021/05/05)。 [4]相關應用情境,可參:蔡文居,〈台南捷運系統重大變革 高架自駕系統後來居上〉,自由時報,2020/05/21,https://news.ltn.com.tw/news/Tainan/breakingnews/3173006(最後瀏覽日:2021/02/27);蔡文居,〈捷運系統擬推高架自駕 採虛擬軌道〉,自由時報,2020/05/22,https://news.ltn.com.tw/news/Tainan/paper/1374364(最後瀏覽日:2021/05/07)。 [5]相關應用情境,可參:〈台北市信義路公車專用道自駕巴士創新實驗計畫〉,TURNING,https://turing-drive.com/%E5%8F%B0%E5%8C%97%E5%B8%82%E4%BF%A1%E7%BE%A9%E8%B7%AF%E5%85%AC%E8%BB%8A%E5%B0%88%E7%94%A8%E9%81%93%E8%87%AA%E9%A7%95%E5%B7%B4%E5%A3%AB%E5%89%B5%E6%96%B0%E5%AF%A6%E9%A9%97%E8%A8%88%E7%95%AB/(最後瀏覽日:2021/05/07)。 [6]蔡文居,前揭註4。 [7]KPMG, 2020 Autonomous Vehicles Readiness Index (2020), https://assets.kpmg/content/dam/kpmg/xx/pdf/2020/07/2020-autonomous-vehicles-readiness-index.pdf (last visited May 10, 2021). [8]參公路用地使用規則第4條所示各公路主管機關之權責。 [9]未來調適之方向與內容,或可參聯合國歐洲經濟委員會(United Nations Economic Commission For Europe, UNECE)世界車輛法規調和論壇(World Forum for Harmonization of Vehicle Regulations,簡稱WP. 29)、美國國家交通安全管理局(National Highway Traffic Safety Administration,即NHTSA)訂定之相關車輛安全標準、自駕系統功能以及其他車輛要求等內容,以利我國車輛型式安全檢測及審驗得與時俱進。 [10]道路交通管理處罰條例第21條、道路交通安全規則第50條第1項、第61條、第61條之1。 [11]參道路交通安全規則第52條至第70條。 [12]汽車運輸業管理規則第19條之2。 [13]汽車運輸業管理規則第19條之7。 [14]如臺北市大眾捷運系統行車人員技能體格檢查規則第3條、高雄市大眾捷運系統行車人員技能體格檢查規則第3條、新北市大眾捷運系統行車人員技能體格檢查規則第4條,行車人員包含運務人員以及維修人員。 [15]大眾捷運系統經營維護與安全監督實施辦法第14條。 [16]大眾捷運系統經營維護與安全監督實施辦法第11條。

日本公布資料信託功能認定指引ver1.0並進行相關實驗

  日本總務省及經濟產業省於2017年11月至2018年4月間召開6次「資料信託功能認定流程檢討會」(情報信託機能の認定スキームの在り方に関する検討会),檢討具備資料信託功能之「資料銀行」認定基準及模範條款等事項,於2018年6月公布「資料信託功能認定指引ver1.0」(情報信託機能の認定に係る指針ver1.0),以利實現個人資料流通並創造新服務型態。資料銀行係指基於與個人間資料利用契約,透過PDS(personal data store)等系統管理個人資料,根據個人指示或預先設定的條件,於判斷妥當性後向第三方提供資料之行業。目前指引內容包括︰(1)資料信託機能認定基準︰具體內容包括業者適格性、資訊安全原則、資訊安全具體基準、治理體制、業務內容等;(2)模範條款記載事項︰針對個人與資料銀行、資料銀行與資料提供者、資料銀行與接受資料提供者間關係,列出具體應記載事項;(3)資料信託機能認定流程。   作為日本總務省「資料信託功能運用推動計畫」(情報信託機能活用促進事業)一環,日立製作所、東京海上日動火災保險、日本郵局等於2018年9月10日發表將根據「資料信託功能認定指引ver1.0」,進行「資料銀行」個資管理、提供及運用等實驗,參與者分別扮演資料提供者、資料銀行和資料利用者三種角色,未來將會參考實驗結果,提出認定基準改善建議。

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