淺談美國與日本遠距工作型態之營業秘密資訊管理

淺談美國與日本遠距工作型態之營業秘密資訊管理

資訊工業策進會科技法律研究所
2022年05月18日

  根據2021年5月日本總務省所公布之《遠距工作資安指引》第5版,近年來隨著科技的進步,遠距工作在全球越來越普及,過去將員工集中在特定辦公場所的工作型態更是因為COVID-19帶來的環境衝擊,使辦公的地點、時間更具有彈性,遠距工作模式成為後疫情時代的新生活常態。

  因應資訊化時代,企業在推動遠距工作時,除業務效率考量外,更需注意資安風險的因應對策是否完備,例如員工使用私人電腦辦公時要如何確保其設備有足夠的防毒軟體保護、重要機密資訊是否會有外洩的風險等。   本文將聚焦在遠距工作型態中,因應網路資安管控、員工管理不足,所產生的營業秘密資訊外洩風險為核心議題,研析並彙整日本於2021年5月由日本總務省所公布之《遠距工作資安指引》第5版[1],以及美國2022年3月針對與遠距工作相關判決Peoplestrategy v. Lively Emp. Servs.之案例[2]內容,藉此給予我國企業參考在遠距工作模式中應注意的營業秘密問題與因應對策。

壹、遠距工作之型態

  遠距工作是指藉由資訊技術(ICT Information and Communication Technology),達到靈活運用地點及時間之工作方式。以日本遠距工作的型態為例,依據業務執行的地點,可分為「居家辦公」、「衛星辦公室辦公」、「行動辦公」三種:

1.居家辦公:在居住地執行業務的工作方式。此方式因節省通勤時間,是一種有效兼顧工作與家庭生活的工作模式,適合如剛結束育嬰假而有照顧幼兒需求的員工。

2.衛星辦公室(Satellite Office)辦公:在居住地附近,或在通勤主要辦公室的沿途地點設置衛星辦公室。在達到縮短通勤時間的同時,可選擇優於居住地之環境執行業務,亦可在移動過程中完成工作,提高工作效率。

3.行動辦公:運用筆記型電腦辦公,自由選擇處理業務的地點。包含在渡假村、旅遊勝地一邊工作一邊休假之「工作渡假」也可歸類於此型態。

貳、遠距工作之風險及其對策

  遠距工作時,企業內外部資訊的交換或存取都是透過網際網路執行,對於資安管理不足的企業來說,營業秘密資訊可能在網路流通的過程中受到惡意程式的攻擊,或是遠距工作的終端機、紀錄媒體所存入的資料有被竊取、遺失的風險。例如商務電子郵件詐欺(Business Email Compromise,簡稱BEC)之案例,以真實CEO之名義傳送假收購訊息,藉此取得其他公司之聯絡資訊。近年來BEC的攻擊途徑亦增加以財務部門等資安意識較薄弱的基層員工為攻擊對象的案例[3]

  由於員工在遠距工作時,常使用私人電腦或智慧型手機等終端機進行業務資料流通,若員工所持有的終端機資安風險有管控不佳的情況,即有可能被間接利用作為竊取企業營業秘密資訊之工具。例如2020年5月日本企業發生駭客從私人持有之終端機竊取員工登入企業内網的帳號密碼,再以此做為跳板,進入企業伺服器非法存取企業之營業秘密資訊,造成超過180家客戶受到影響[4]

  關於遠距工作網路資安的風險對策,在技術層面上,企業可使用防毒軟體或電子郵件系統的過濾功能,設定遠距工作之員工無法開啟含有惡意程式的檔案,或是透過雲端服務供應商代為控管存取資料之驗證機制,使遠距工作的過程中不用進入企業内網,可直接透過雲端讀取資訊。另外,建議企業將資訊依照重要程度作機密分級,並依據不同分級採取不同規格的保密措施。例如將資料分成「機密資訊」、「業務資訊」、「公開資訊」 三個等級[5],屬營業秘密、顧客個資等機密資訊者,應採取如臉部特徵辨識、雙重密碼認證等較高規格的保密措施[6]。在內部制度面上,企業則可安排定期遠距工作資安教育訓練、將可疑網站或郵件資訊刊登在企業電子報、公告提醒員工近期資安狀況;甚至要求員工在連結企業内網或雲端資料庫時,須使用資安管理者指定的方法連結,未經許可不得變更設定。

  除上述網路資安的風險外,員工管理問題對於企業推動遠距工作是否會導致營業秘密資訊洩漏有關鍵性的影響。因此,企業雇主與員工在簽訂保密協議時,雙方皆需要清楚了解營業秘密保護的標準。以美國紐澤西州Peoplestrategy v. Lively Emp. Servs.判決為例,營業秘密案件的裁判標準在於企業是否已採取合理保密措施[7]。如果企業已採取合理保密措施,而員工在知悉(或應該知悉)有以不正當手段獲得營業秘密之情事,則企業有權要求該員工承擔營業秘密被盜用之賠償責任[8]。在本案中,原告Peoplestrategy公司除了要求員工須簽屬保密協議外,同時有採取保護措施,禁止員工將公司資訊存入筆記型電腦,並且要求員工離職時返還公司所屬之機密資訊,並讀取資訊的過程中,系統會跳出顯示提醒員工有保密義務之通知,故法院認定原告有採取合理的保護措施,保護機密資訊的秘密性[9]。與之相反,Maxpower Corp. v. Abraham案例中,原告僅採取一項最基礎的保密措施(設置電腦設備讀取權限並要求輸入密碼),且與其員工簽訂保密協議中缺乏強調保密之重要性、未設立離職返還資訊之程序,故法院認定原告所採取之管控機制未能達到合理保密措施[10]之有效性。

  藉由前述兩件判決案例,企業在與員工簽屬保密協議時,應向員工揭露企業的營業秘密保密政策,並說明希望員工如何適當處理企業所屬的資訊,透過定期的教育訓練宣導機制,以及員工離職時再次提醒應盡之保密義務。理想上,企業應每年與員工確認保密協議內容是否有需要配合營運方向、遠距工作模式調整,例如員工因為遠距工作使工作時間、地點的自由度增加,是否會發生員工接觸或進一步與競爭對手合作的情形。對此,企業應該在保密協議中訂立禁止員工在企業任職期間出現洩露公司機密或為競爭對手工作之行為[11]

參、結論

  以上概要說明近期美國和日本針對遠距工作時最有可能產生營業秘密資訊管理風險的網路資安問題、員工管理問題。隨著後疫情時代發展,企業在推動遠距工作普及化的過程中,同時也面臨到營業秘密管控的問題,以下以四個面向給予企業建議的管控對策供參。

(一)教育宣導:企業可定期安排遠距工作資安教育訓練,教導員工如何識別釣魚網站、BEC等網路攻擊類型,並以企業電子報、公告提醒資安新聞。另外,規劃宣導企業營業秘密保密政策,使員工清楚應盡的保密義務,以及如何適當處理企業的資訊。

(二)營業秘密資訊管理:企業應依照資訊重要程度作機密分級,例如將資訊分成「機密資訊」、「業務資訊」、「公開資訊」三個等級,對於機密資訊採取如臉部特徵辨識、雙重密碼等較嚴謹的保密措施。其中屬於秘密性高的營業秘密資訊則採取較高程度的合理保密措施,以及對應其相關資料應審慎管理對應之權限、存取審核。

(三)員工管理:企業在最理想的狀況下,應每年與員工確認保密協議的約定內容是否有符合業務營運需求(例如遠距工作應執行的保密措施),並確保員工知悉要如何有效履行其保密義務。要求員工在處理營業秘密資訊時,使用指定的方式連結企業内網或雲端資料庫、禁止員工在職期間或離職時,在未經許可之情況下持有企業的營業秘密資訊。

(四)環境設備管理:遠距工作時在技術管理上最重要的是持續更新資安防護軟體、防火牆等阻隔來自於外部的網路攻擊,避免直接進入到企業內部網站為原則。同時,需確認員工所持有的終端機是否有資安風險管控不佳的風險、以系統顯示提醒員工對於營業秘密資訊應盡的保密義務。

本文同步刊登於TIPS網站(https://www.tips.org.tw

 

[1]〈遠距工作資安指引〉第5版,總務省,https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/telework/  (最後瀏覽日:2022/04/27)。

[2]Karol Corbin Walker, Krystle Nova and Reema Chandnani, Confidentiality Agreements, Trade Secrets and Working From Home, March 11, 2022, https://www.law.com/njlawjournal/2022/03/11/confidentiality-agreements-trade-secrets-and-working-from-home/ (last visited April 27, 2022).

[3]同前揭註1,頁99。

[4]同前揭註1,頁103。

[5]同前揭註1,頁73。

[6] Amit Jaju ET CONTRIBUTORS, How to protect your trade secrets and confidential data, The Economic Times, March 05, 2022, https://economictimes.indiatimes.com/small-biz/security-tech/technology/how-to-protect-your-trade-secrets-and-confidential-data/articleshow/90010269.cms (last visited April 27, 2022).

[7]Sun Dial Corp. v. Rideout, 16 N.J. 252, 260 (N.J. 1954). Karol Corbin Walker et al., supra note 2 at 3.

[8]18 U.S.C. §1839(5). Karol Corbin Walker et al., supra note 2 at 3.

[9]Peoplestrategy v. Lively Emp. Servs., No. 320CV02640BRMDEA, 2020 WL 7869214, at *5 (D.N.J. Aug. 28, 2020), reconsideration denied, No. 320CV02640BRMDEA, 2020 WL 7237930 (D.N.J. Dec. 9, 2020).
Karol Corbin Walker et al., supra note 2 at 3.

[10]Maxpower Corp. v. Abraham, 557 F. Supp. 2d 955, 961 (W.D. Wis. 2008)
Karol Corbin Walker et al., supra note 2 at 3.

[11]Megan Redmond, A Trade Secret Storm Looms: Six Steps to Take Now, JDSUPRA, March 07, 2022, https://www.jdsupra.com/legalnews/a-trade-secret-storm-looms-six-steps-to-6317786/ (last visited April 27, 2022).

 

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專利權人事先以書面方式,向專利行政部門聲明其願意授權任何人實施其專利,經專利行政部門審查通過後公告實行授權;任何人意欲實施該當然授權之專利,應以書面方式通知專利權人,並支付授權費。 專利權人不得授予專屬授權、獨家授權[11],僅得授予非專屬授權。因當然授權之立意在於可增進專利權之技術實施流通,此規定是欲避免專屬授權或獨家授權與當然授權之立意產生矛盾。 專利權人有權撤回已經公告的當然授權,同樣以書面方式向專利行政部門聲明,但撤回不具有溯及力,不影響先給予的當然授權效力。   我國現行專利法雖有關於強制授權的規定,但該強制授權之主要目的在於避免國家遭受緊急危難時受專利權之限制,例如在重大傳染性疾病期間,可能會強制相關的醫藥、醫材專利授權(專利法第87條[12]),而我國強制授權尚有實際運用於一般民間之企業競爭,其結果備受爭議的情況(飛利浦與國碩之強制授權案[13])。至於民間自願授權的部分仍屬申請人自行媒合技術,並個別簽訂授權合約,並無當然授權之相關規定及概念,使得專利權技術推廣的範圍受到限制。   草案所引進之「當然授權」制度,對於持有中國大陸專利權但難於尋找授權對象的企業而言,將多一種授權選擇方式。當然授權制度可減少搜尋、聯繫、簽訂合約的來回延宕,增加其專利授權之成功率,達到立即發揮專利在產業利用上的價值,亦有利於持有中國大陸專利權的企業發掘潛在需求市場而搶占先機。再者,對於欲在中國大陸實施專利技術的企業來說,亦可減少斡旋的時間,僅需依法定流程支付權利金後,即能實施當然授權的技術,進而有效率地將技術商品化並提早獲利。 二、草案明訂隱瞞標準必要專利的默許授權   標準制訂組織對於標準必要專利(Standard Essential Patent,SEP)的授權,分為有償、無償,其最重要的精神在於公平、合理且非歧視性(Fair, Reasonable And Non-Discriminatory,簡稱FRAND)。當企業在參與標準制訂時,若選擇以FRAND授權,則係指標準必要專利擁有者,其具有「意願」[14]授權標準使用者使用該技術。因此,草案修訂之目的除具體體現FRAND精神,更進一步規範參與國家標準制定者,若未揭露其擁有之標準必要專利,則視為其同意授權其他標準使用者使用該技術[15],換言之,其企圖透過強制授權之法律效果,降低標準必要專利擁有者,利用隱瞞其標準必要專利之方式參與標準訂定,而於競爭中獲得不當之壟斷地位。   對於我國通訊相關業者而言,其在中國大陸經營時,通常為符合當地通訊規格,均避免不了去使用到標準必要專利技術,因此,草案的擬定方向,將有助於降低惡意隱瞞之標準必要專利的比例。換言之,若草案通過後,當我國通訊相關業者在中國大陸經營時,遭遇到標準必要專利的專利權人,以隱瞞其為標準必要專利的方式,進而提出不合理的授權金或拒絕授權時,我國企業將有機會於中國大陸依法請求國務院專利行政部門裁決,以保障自身的權利。 三、草案明訂職務發明的範疇   從草案將原條文中屬職務發明的「主要是利用本單位的物質技術條件」移除,看似為擴大實際從事發明之受雇人權利,然而於中國大陸《職務發明條例草案》[16]中關於職務發明的認定仍包含「主要利用本單位的資金、設備、零部件、原材料、繁殖材料或者不對外公開的技術資料等物質技術條件完成的發明,但是約定返還資金或者支付使用費,或者僅在完成後利用單位的物質技術條件驗證或者測試的除外」[17];因此,目前中國大陸於職務發明的範疇認定上仍容有疑義,但若比較兩者的修法精神,或可推知其共通的部分,即關於專利權人的認定上主要仍依合約約定為主[18]。   對於我國在中國大陸經營的企業而言,因現階段關於職務發明的範疇仍於修法階段,我國企業除了需持續關切中國大陸有關職務發明認定的修法動向外,尚可先於合約上,針對「主要是利用本單位的物質技術條件」作明確、合理的界定和權利歸屬約定,並於合約約定當受雇人從事非職務發明時的告知義務[19],以減少關於專利申請權、專利權所有人的爭議問題。 肆、專利執法的效率提升及透明化 一、草案明訂增設設區的市級及法律授權的縣級專利行政部門   草案增設專利行政部門係為加強專利行政部門對於故意侵害專利權行為之調查權力,且增加專利行政部門之專利侵權取締、專利市場監督、專利訊息大眾化之職權。其中部門除原省級外,另增設區的市級及法律授權的縣級專利行政部門[20],以達積極掃蕩仿冒與侵害專利權行為之目的。   草案修訂的方向試圖協助專利權人維權,持有中國大陸專利權的我國企業也可更積極保護自身權利免於被仿冒或侵害機率,同理,我國企業於中國大陸經營時,也應極力避免對於他人專利權的侵害。 二、草案明訂全國信用訊息平台   由於專利權具有無形性,以及侵權行為具有隱蔽性的特點,導致專利維權舉證難、週期長、成本高、賠償低、效果差[21];因此,草案修訂係透過專利行政部門建立的專利權保護信用訊息檔案,以納入全國信用訊息共享交換平台[22],進而杜絕侵權行為人重複侵害專利權。該全國信用訊息共享交換平台係用於將各企業之行為訊息登錄其中,以此公開揭露各企業之專利侵權之相關信用,以增加各企業對於預防專利侵權之積極性。   我國企業未來可透過該信用平台,輔助其於選擇對象上(如選擇供應商或客戶)的判斷。此外,為避免侵害他人權利,從開始研發、申請專利、取得專利權、具體實施的過程中,企業都應持續確認有關專利權利的合法性、有效性,以及是否有涉及他人專利保護範圍的可能性,倘因誤觸他人權利範圍而被公開不良記錄,恐將減損企業之商譽。 伍、總結   由此次中國大陸專利法修正草案的方向可推知,其係為預防侵權、加強取締專利侵權的執行力,並提升專利權的授權實施率。倘若草案通過,則我國在中國大陸市場經營的企業將首當其衝,故企業需密切追蹤中國大陸專利法法令的修正趨勢,以擬定相應的專利布局策略。   對於我國在中國大陸經營的上游原料或設備供應業者、委託代工業者、代工業者、網路服務相關業者、及通訊相關業者而言,草案皆有與其相對應的修法趨勢,可參考本文依據草案修訂之各部分所提供對於我國企業之建議。   有鑒於此,建議我國企業應盡早落實智財教育訓練、權利歸屬約定、完善內部智財管理制度、極力減少於源頭端的侵權情事等,以利於專利制度與企業運作的正向循環,進而提升我國企業於中國大陸發展之競爭力。 [1]《中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)》,(國務院法制辦公室2015.12.2),可參見http://www.sipo.gov.cn/ztzl/ywzt/zlfjqssxzdscxg/xylzlfxg/201512/t20151202_1211994.html (最後瀏覽日:2017/06/13)。 [2]《中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)》,第62條,(國務院法制辦公室2015.12.2)。 [3] 中華人民共和國國家知識產權局,<國家知識產權局關於“中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)”的說明> ,http://www.sipo.gov.cn/ztzl/ywzt/zlfjqssxzdscxg/xylzlfxg/201512/t20151202_1211994.html (最後瀏覽日:2017/6/13)。 [4]《中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)》,第63條,(國務院法制辦公室2015.12.2)。 [5]《中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)》,第2條,(國務院法制辦公室2015.12.2)。 [6]《中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)》,第42條,(國務院法制辦公室2015.12.2)。 [7]智慧財產局,<何謂部分設計?>,https://www.tipo.gov.tw/ct.asp?xItem=504152&ctNode=7633&mp=1 (最後瀏覽日:2017/06/13)。 [8]智慧財產局,< 106年度智慧財產權業務座談會自6月28日起舉辦,歡迎各界踴躍報名>,https://www.tipo.gov.tw/ct.asp?xItem=624733&ctNode=7127&mp=1 (最後瀏覽日:2017/06/13)。 [9]張洋,《我國專利當然授權制度的適用性及完善》,《知識產權》,第6期,頁120(2016),可參見http://www.pkulaw.cn/fulltext_form.aspx?Db=qikan&Gid=1510164167 (最後瀏覽日:2017/06/13)。 [10] 中華人民共和國國家知識產權局,<我國引入專利當然許可制度的必要性>,http://www.sipo.gov.cn/zlssbgs/zlyj/201703/t20170331_1309183.html (最後瀏覽日:2017/06/13)。 [11]智慧財產局,<何謂專屬授權?何謂非專屬授權?何謂獨家授權?>,https://www.tipo.gov.tw/ct.asp?xItem=504364&ctNode=7633&mp=1 (最後瀏覽日:2017/06/13)。 [12]我國專利法第87條:「為因應國家緊急危難或其他重大緊急情況,專利專責機關應依緊急命令或中央目的事業主管機關之通知,強制授權所需專利權,並儘速通知專利權人。有下列情事之一,而有強制授權之必要者,專利專責機關得依申請強制授權: (一)增進公益之非營利實施。 (二)發明或新型專利權之實施,將不可避免侵害在前之發明或新型專利權,且較該在前之發明或新型專利權具相當經濟意義之重要技術改良。 (三)專利權人有限制競爭或不公平競爭之情事,經法院判決或行政院公平交易委員會處分。 就半導體技術專利申請強制授權者,以有前項第一款或第三款之情事者為限。 專利權經依第二項第一款或第二款規定申請強制授權者,以申請人曾以合理之商業條件在相當期間內仍不能協議授權者為限。 專利權經依第二項第二款規定申請強制授權者,其專利權人得提出合理條件,請求就申請人之專利權強制授權」。 [13]智慧財產局,<智慧局作成廢止國碩公司特許實施飛利浦公司5項CD-R專利權之處分>,https://www.tipo.gov.tw/ct.asp?xItem=316777&ctNode=7123&mp=1 (最後瀏覽日:2017/06/13)。 [14]姚玉鳳,《標準必要專利的產生流程及實踐中的若干問題》,中國電信集團公司,北京出版社,頁164-166(2016),可參見http://www.infocomm-journal.com/dxkx/CN/article/openArticlePDFabs.jsp?id=157479 (最後瀏覽日:2017/06/13)。 [15]《中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)》,第85條,(國務院法制辦公室2015.12.2)。 [16]《職務發明條例草案(送審稿)》,(國務院法制辦公室2015.4.2),可參見http://www.sipo.gov.cn/ztzl/ywzt/zwfmtlzl/tlcayj/201504/P020150413381965255411.pdf (最後瀏覽日:2017/6/13)。 [17]《職務發明條例草案(送審稿)》,第7條,(國務院法制辦公室2015.4.2)。 [18]《職務發明條例草案(送審稿)》,第9條,(國務院法制辦公室2015.4.2)。 [19]《職務發明條例草案(送審稿)》,第10條,(國務院法制辦公室2015.4.2)。 [20]《中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)》,第3條,(國務院法制辦公室2015.12.2)。 [21]中華人民共和國國家知識產權局,<國家知識產權局關於“中華人民共和國專利法修訂草案(送審稿)”的說明> ,http://www.sipo.gov.cn/ztzl/ywzt/zlfjqssxzdscxg/xylzlfxg/201512/t20151202_1211994.html (最後瀏覽日:2017/6/13)。 [22]中華人民共和國國家知識產權局,<國家知識產權局專利訊息服務平台試驗系統>,http://www.sipo.gov.cn/wxfw/zlwxxxggfw/hlwzljsxt/hlwzljsxtsyzn/201406/t20140624_970340.html (最後瀏覽日:2017/06/13)。

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